Cara Membuat Mail Merge dengan Word dan Excel

Punya acara dan ingin membuat surat undangannya? Cukup merepotkan memang kalau harus ngetik manual nama dan alamat penerimanya. Lain cerita kalau kamu tahu cara membuat Mail Merge di MS Office, pekerjaan kamu akan menjadi lebih cepat.

Fitur ini sangat membantu dalam membuat surat yang akan kamu tujukan ke orang banyak. Mail Merge memungkinkan kamu untuk membuat surat dalam jumlah yang banyak namun nama tertujunya berbeda beda dalam satu kali kerja.

Ada dua cara yang bisa dilakukan untuk membuat Mail Merge. Cara pertama adalah dengan membuatnya langsung di Microsoft Word dan cara yang kedua adalah dengan menggunakan Microsoft Excel sebagai sumber datanya. Kali ini kami akan membahas keduanya.


Cara membuat Mail Merge di Microsoft Word

Untuk cara yang pertama ini kita akan melakukannya langsung di Microsoft Word. Cara ini bisa kamu gunakan untuk versi 2007 keatas ya.

  1. Buat naskah dokumen utamanya terlebih dahulu seperti contoh dibawah ini. kepada yth
  2. Langkah selanjutnya adalah dengan membuat Mail Merge menggunakan mail merge wizard. Yang harus kamu lakukan adalah masuk ke menu Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard. Step by Step Mail Merge Wizard
  3. Menu Mail Merge akan muncul di sisi kanan Microsoft Word. Pertama harus kamu pilih tipe dokumen. Dalam contoh kali ini kita akan menggunakan tipe dokumen Letters, kalau sudah klik Next yang ada di bagian bawah wizard. Letters
  4. Di jendela wizard berikutnya pilih Use the current document, lalu klik Next. Use the current document
  5. Di jendela wizard berikutnya pilih Type a new list, lalu klik Create. Type a new list
  6. Kotak dialog baru akan muncul, pada bagian ini kamu akan mengisi data-data seperti nama dan alamat yang akan kamu gunakan pada surat nantinya. Kamu bisa menggunakan kolom default yang sudah tersedia, atau bisa juga melakukan kustomisasi di Customize Columns. Customize Columns
  7. Di jendela Costumize Columns kamu bisa menghapus, menambahkan atau rename semua Field Names yang ada untuk kamu sesuaikan dengan kebutuhanmu. Field Names
  8. Setelah semua terhapus, kamu bisa membuat baru lagi dengan nama yang bisa disesuaikan. Atau kalau kamu tidak mau repot menghapus dan membuat baru, lakukan rename dari Field Names yang sudah ada dan hapus yang tidak kamu gunakan. Selanjutnya klik OK lalu OK lagi. field tempat
  9. Kalau langkah kamu benar, maka seharusnya akan ada kolom baru yang disesuaikan dengan kebutuhanmu. Untuk memasukkan data baru, klik New Entry. Kalau ingin menghapus data yang ada, klik Delete Entry. Untuk menyimpan, kamu tinggal klik OK. Delete Entry
  10. Setelah semua data tersimpan kamu bisa melakukan seleksi data mana saja yang akan kamu pergunakan. Kalau sudah, klik OK untuk melanjutkan. data mail merge niko rahmadi
  11. Selanjutnya letakkan data yang sudah dibuat tadi ke tempat yang kita inginkan, caranya adalah pindahkan kursor ke bagian kosong dibawah Kepada Yth, lalu klik Mailings > Write & Insert > Merge Field, kemudian pilih nama. Selanjutnya lakukan langkah yang sama untuk tempat. Kalau langkah kamu benar, akan jadi seperti ini: Merge Field
  12. Kalau ingin melihat hasilnya satu persatu, kamu bisa klik Preview Result. Hasilnya akan diperlihatkan satu per satu. Preview Result
  13. Setelah semua sudah benar, kamu bisa menyimpan dokumen tersebut ke dalam dokumen baru (Edit Individual Documents) atau langsung cetak dokumen tersebut (Print Documents). Edit Individual Documents

Baca juga:


Cara Membuat Mail Merge dengan Data dari Excel

Nah kalau tadi kita membuat Mail Merge langsung di Microsoft Word, pada tutorial dibawah ini kita akan membuat Mail Merge menggunakan Excel sebagai sumber data.

  • Buat sumber data yang ingin kamu masukkan di Microsoft Excel. sumber data
  • Buat naskah utamanya di Microsoft Word, jangan lupa untuk membuat jarak supaya nantinya data yang sudah dibuat di excel bisa dimasukkan. biodata
  • Langkah selanjutnya adalah menghubungkan antara naskah dokumen di Microsoft Word dengan sumber data yang ada di Microsoft Excel. Caranya tinggal masuk ke Mailings > Start Mail Merge > Select Recipients > Use Existing List. Selanjutnya pilih sumber data yang dibuat dalam excel diatas. Use Existing List
  • Selanjutnya akan muncul jendela Select Table, pilih Sheet yang berisikan sumber data kamu. Biasanya secara default ini adalah Sheet 1, tapi kamu bisa juga memilih manual kalau data yang dibuat ada di sheet lain. Sheet 1
  • Sekarang kedua data ini sudah terhubung, langkah selanjutnya adalah meletakkan data yang sudah dibuat tadi ke tempat yang kita inginkan. Caranya adalah pindahkan kursor ke bagian kosong di sebelah nama / jenis kelamin / TTL, lalu klik Maillings > Write & Insert > Merge Field, kemudian pilih nama. Selanjutnya lakukan langkah yang sama untuk field yang lain. Kalau langkahnya benar, akan jadi seperti ini: Merge Field
  • Kalau ingin melihat hasilnya satu persatu, klik Preview Result. Hasilnya akan diperlihatkan satu per satu. Preview Result
  • Setelah semua sudah benar, kamu bisa menyimpan dokumen tersebut ke dalam dokumen baru (Edit Individual Documents) atau langsung cetak dokumen tersebut (Print Documents). finish and merge

Nah sekarang paham kan cara membuat mail merge yang mudah? Dengan begini kamu bisa menghemat banyak waktu melakukan pekerjaan yang repetitif.

Kalau kamu sudah memiliki sumber data dari file excel kamu bisa menggunakan cara yang kedua. Namun kalau kamu membuat semuanya dari awal, kamu bisa menggunakan cara yang pertama. Selamat mencoba!

0 0 vote
Article Rating

Yoko Widito

Yoko Widito adalah penulis konten profesional dan pegiat SEO dengan banyak pengalaman di berbagai website nasional ternama.

Subscribe
Notify of
guest
1 Comment
Most Voted
Newest Oldest
Inline Feedbacks
View all comments